経審を受けている会社が変更届出する際の注意点
経審を受けている会社が変更を行う時の注意点
建設業許可を取得している会社では、代表者、役員、商号、本店所在地、営業所、技術者などに変更があった場合、建設業許可に関する変更届が必要になることがあります。
しかし、経営事項審査（経審）を受け、公共工事の入札に参加している会社の場合、変更届だけを考えていればよいわけではありません。
特に代表者、商号、営業所移転に伴う変更がある場合は注意が必要です。
会社の変更は、
会社の登記
↓
建設業許可
↓
経営事項審査
↓
入札参加資格
↓
電子入札
というように、複数の制度に影響することがあります。
そのため、経審を受けている会社が重要な変更を行う場合には、「何の届出が必要か」だけではなく、「その変更によって会社の業務にどのような影響が生じるのか」まで考えておくことが大切です。
代表者変更、商号変更、本店移転は入札まで考える
代表者、商号変更、本店移転がある場合、まず以下の流れになる点に注意する必要があります。
・建設業許可の変更届
・入札参加資格の変更手続
・電子入札システムの登録
・電子証明書・ICカードの変更
・その他、発注者ごとの手続
などです。
特に電子入札を利用している場合には、代表者や商号などの変更によって、現在使用している電子証明書・ICカードの取扱いが変わることがあります。
旧ICカードの使用ができなくなり、新しいICカードの取得や利用者登録が必要になる場合もあります。
そのため、変更の日を決めてから電子入札について考えるのではなく、変更を検討する段階で確認しておくことが重要です。
電子証明書・ICカードの切り替えのタイミング
電子入札を利用している会社では、会社情報の変更に伴って電子証明書やICカードの切替えが必要になる場合があります。
この場合、
旧電子証明書・ICカードの取扱い
↓
新しい電子証明書・ICカードの取得
↓
電子入札システムへの利用者登録
という手続きが必要になります。
切替えの方法や旧カードの使用可否、必要となる手続きは、電子入札システムや発注者によって異なります。
そのため、
「新しいICカードが届くまでの間も、今までどおり電子入札ができるだろう」
と考えてしまうのは危険です。
変更の時期によっては、電子入札への参加に支障が生じる可能性があります。
切替期間中に入札がある場合はどうするか？
ここで重要になるのが、変更期間中の入札への対応です。
例えば代表者変更を行う時期に、
・入札参加申請
・入札書の提出
・開札
・契約
などの予定が入っている場合には、電子証明書・ICカードの切替えが間に合うのかを確認する必要があります。
もし切替えが間に合わない場合、発注者によっては紙入札等による対応が可能な場合もあります。
ただし、紙入札への変更ができるかどうか、どのような手続きが必要なのかは、発注者や電子入札システムによって取扱いが異なります。
したがって、
「紙入札に切り替えればよい」と決めつけるのではなく、事前に発注者へ確認しておくこと
が大切です。
特に、普段から受注している自治体等がある会社であれば、まずはその発注者の取扱いを確認しておくとよいでしょう。
変更の時期も考える
このように考えると、会社の変更は「いつでもできる手続き」と単純には考えられません。
例えば公共工事の受注が多い会社で特にカードの切り替えを伴う変更するのであれば、
・今後の入札予定
・現在参加している入札
・契約予定
・施工中の公共工事
・完成・検査の予定
・入札参加資格の変更手続
・電子証明書・ICカードの切替え
などを確認したうえで、変更時期を検討することが考えられます。
公共工事の入札が比較的落ち着いている時期に変更を行うことも、一つの方法です。
ただし、公共工事の発注時期や会社の業務量は、発注者や地域、工事の種類によって異なります。
そのため、
「○月なら公共工事が少ない」
と一律に考えるのではなく、自社が主に受注している発注者の発注見通しや入札予定を確認し、自社の業務量も含めて判断することが重要です。
